Jak efektywnie zaplanować dzień – interaktywny kalendarz bazadoradcow.pl

Wszelkie poradniki dotyczące produktywności i zarządzania czasem zalecają, aby prowadzić swoją codzienną aktywność według wcześniej przygotowanego planu. Badania pokazują, że dobry plan pozwala nam zaoszczędzić nawet 30% czasu w ciągu dnia.
Dlaczego warto planować?
Planowanie jest niezwykle ważne i bardzo potrzebne. Dzięki niemu nie tylko wiemy, co po kolei będziemy robić i ile zajmie nam to czasu. Planowanie pozwala ustalić priorytety i mierzyć wyniki. Zaleca się by plan na każdy dzień przygotować wieczorem dnia poprzedniego. Dzięki temu już od rana możemy zacząć efektywnie działać i nie przeskakujemy chaotycznie z czynności na czynność, zadając sobie pytanie, co by tu teraz zrobić. Dzięki planowaniu możemy potrzebne do wykonania czynności grupowania w bloki, co bardzo oszczędza czas. Wreszcie możemy działać zgodnie z zegarem biologicznym i wykorzystać okresy największej efektywności na ważne zadania.
Jak dobrze zaplanować dzień?
Forma przygotowania planu nie jest najważniejsza. Do tego celu możemy wykorzystywać aplikacje, specjalne kalendarze ale też i zwykłą kartkę papieru. Jeśli ktoś lubi odhaczać wykonane zadania, może sobie przygotować do tego celu specjalne pola. Przygotowując plan należy trzymać się kilku ważnych zasad:
1. Na jeden dzień planujemy trzy góra cztery ważne zadania. Na pierwszym miejscu ustawiamy zadanie najważniejsze czyli takie, które pcha nas do przodu. Dzięki temu nawet jeśli danego dnia nie uda nam się zrobić wszystkich zadań z listy będziemy mieć poczucie, że zrobiliśmy coś ważnego. Zadania trudne ustawiamy rano również dlatego, że wtedy nasz umysł jest najbardziej efektywny. Na koniec dnia ustawiamy sobie zadania najmniej ważne a wiec różne prace administracyjne czy odpisywanie na maile.
2. W planie należy rozpisać także czynności drobne takie jak spożywanie posiłków, szykowanie się do wyjścia oraz przerwy.
3. Przy każdej czynności wpisujemy szacowany czas, jaki jest potrzebny na jej wykonanie. Na cały dzień pracy ustalamy więc zadania zawodowe, które zajmą nie więcej jak 5 godzin. Wynika to ze stosowania ważnej zasady, która nakazuje planować na 60% dostępnego czasu. Pozostałe 40% zwykle zajmują czynności od nas niezależne i czynności wykonywane spontanicznie.
4. Pracujmy w blokach tematycznych. Można na przykład wyznaczać sobie dzień na prace typowo biurowe, dzień prac strategicznych czy dzień na promocję w sieci. Czynności podobne wykonywane grupowo zajmują mniej czasu a ponadto zapobiegamy wtedy znużeniu.
5. Starajmy się nie pracować więcej niż osiem godzin bo i tak szczyt naszej efektywności kończy się po około 5-6 godzinach. Każdy dzień powinien mieć wyraźnie oddzieloną strefę pracy i czas na pozostałe aktywności.
6. Unikajmy rozpraszania szczególnie wtedy gdy pracujemy przed komputerem. Najlepiej jest na ten czas nie otwierać przeglądarki albo zablokować strony społecznościowe. Rozpraszał będzie również telefon, dobrze jest wiec ustawić go w tryb samolotowy. Warunkiem skuteczności jest skupianie się w danym czasie tylko na jednej aktywności.

Interaktywny kalendarz dla firmy usługowej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *